Pourquoi le critère prix doit rester minoritaire
Dans une mission de cartographie ou d’architecture, l’essentiel du coût est du temps de consultants. Une offre très basse signifie moins de jours, des profils moins expérimentés, ou les deux. Le résultat se paie ensuite en livrables à refaire. À l’inverse, le prix ne doit pas disparaître : il reste un garde-fou contre les propositions surdimensionnées.
Une pondération type
Le dossier de consultation publié sur dynamap.fr propose la répartition suivante, sur 100 points. Elle est à adapter, les critères et leur pondération doivent dans tous les cas être annoncés aux candidats.
| Critère | Sous-critère | Points |
|---|---|---|
| Valeur technique (60) | Compréhension du besoin et cadrage | 10 |
| Robustesse de la démarche et de l’organisation | 15 | |
| Qualité des livrables, exploitabilité, maintien | 15 | |
| Matrice d’équivalence et preuves | 10 | |
| Gestion des risques, sécurité, confidentialité | 10 | |
| Transfert et appropriation (20) | Plan de formation, accompagnement, autonomie | 15 |
| Documentation et capitalisation | 5 | |
| Prix (20) | Selon la formule annoncée au règlement | 20 |
Le poids donné au transfert est le choix le plus structurant. Il indique aux candidats que l’acheteur veut devenir autonome, et il écarte les offres construites pour entretenir une dépendance.
Imposer le plan du mémoire technique
Des mémoires au plan libre sont impossibles à comparer. Un plan imposé permet de lire toutes les offres dans le même ordre et de noter chaque sous-critère sur les mêmes pages. Le dossier type retient dix rubriques :
- compréhension du besoin et des enjeux ;
- démarche, séquencement, ateliers, livrables ;
- gouvernance de la mission et répartition des responsabilités ;
- méthodes de collecte et de validation ;
- qualité, traçabilité, maintien en condition ;
- sécurité, confidentialité, informations sensibles ;
- plan de transfert et d’autonomisation ;
- planning détaillé et charge ;
- équipe, compétences, références comparables ;
- outillage, formats, réversibilité.
Ce qu’il faut regarder dans une offre
- Des exemples de livrables, anonymisés. Une page de synthèse décisionnelle déjà produite en dit plus que dix pages de méthode.
- La charge par phase et par profil. Combien de jours d’un consultant confirmé, et sur quelles tâches ?
- Le temps demandé à vos équipes. Une offre qui n’en dit rien le sous-estime.
- L’engagement sur les personnes. Les profils présentés sont-ils ceux qui interviendront, et que se passe-t-il s’ils changent ?
- La sortie. Que vous restera-t-il, sous quelle forme, le dernier jour ?
Lorsque la procédure le permet, une audition des candidats sur un cas concret tiré de votre organisation départage mieux que la lecture des mémoires.
Réceptionner par phase
La réception est le moment où le cahier des charges produit ses effets. Une grille d’acceptation, annexée au cahier technique, liste pour chaque phase les conditions vérifiables de la réception. Par exemple, pour la phase de cartographie : toutes les familles de cartographies prévues sont livrées, le registre des dépendances critiques est complet sur le périmètre, les hypothèses et les limites sont documentées, les versions modifiables et les exports de données sont fournis.
Trois décisions sont possibles : réception, réception avec réserves à lever dans un délai fixé, ajournement. Le paiement de la phase suit la décision. Cette mécanique, classique dans les marchés de prestations intellectuelles, n’est efficace que si les critères ont été écrits avant le début de la mission.
Associer les bonnes personnes
L’analyse des offres et la réception gagnent à réunir trois regards : l’acheteur pour la régularité, la DSI pour la solidité technique, et un représentant des directions métiers pour l’utilité réelle des livrables. C’est ce dernier qui dira si la synthèse est lisible par une direction générale, ce qui est, en définitive, le critère qui compte. La page rédiger le CCTP décrit les livrables correspondants.
Ces éléments sont fournis à titre d’information. Ils ne constituent pas un conseil juridique et ne remplacent pas l’analyse de votre service de la commande publique.
Pour approfondir : les livres de la collection
Modèles de livrables d’Architecture d’Entreprise
Les modèles de livrables des sept phases : inventaires, fichiers de risques, rapports d’étonnement, feuilles de route, RACI, indicateurs. Un appui concret pour décrire, phase par phase, ce que l’on attend d’une équipe interne ou d’un prestataire.
Manuel de survie de l’architecte du Système d’Information
Plans types de dossier d’architecture, de dossier de décision, de charte de projet et de contrats d’engagement avec les métiers, les développeurs et l’exploitation. Le compagnon de l’architecte ou du chef de projet qui doit faire arbitrer une direction générale.
Toute la collection est présentée sur la page livres sur le système d’information.
Sources et références
Yann-Eric Devars
Architecte d’entreprise · créateur du framework DYNAMAP SI
Fondateur de Solve DSI, il a conçu DYNAMAP SI pour que la démarche et ses livrables puissent être décrits, comparés et réceptionnés simplement. Les acheteurs et dirigeants publics qui souhaitent confronter leur projet de consultation le retrouvent sur LinkedIn.